O fluxograma de processo é uma ferramenta essencial nas empresas, ajudando o fluxo de atividades dos processos usando elementos gráficos. Essa técnica ajuda no passo a passo das fases de um processo que são todos conectados entre si.
Sabe-se que em toda organização, ter algum tipo de fluxo para os processos é importante. Em uma empresa de supervisão laudo cautelar isso também não é dispensável. É muito essencial para que tudo que está acontecendo na empresa esteja muito bem organizado.
Nenhuma atividade humana funciona sem a organização dos processos e sem o auxílio para que as atividades sejam todas cumpridas. E, esse tipo de organização pode ser feito com a ajuda de elementos, como alguns símbolos e imagens que possam aprimorar tudo.
Uma empresa de atividade para idosos terapia ocupacional, usa da organização para que os idosos possam ser bem tratados. O fluxograma é uma ferramenta que pode muito bem ser usada por essa empresa, para que a organização possa ser feita da melhor forma.
Esta ferramenta traz uma gama de vantagens que tornam as organizações mais eficientes. Hoje, com o avanço da tecnologia, as empresas não deixam de investir em seus processos, para que eles se tornem cada vez mais rápidos e que ajudem o fluxo de atividades.
É como manutenção em esteira ergométrica, a manutenção deve ser feita pois ao deixar ela de lado, a esteira pode danificar. Por isso, uma empresa deve investir em seu fluxo de atividades e processos no geral, para tirar o maior proveito antes que danos ocorram.
Os fluxogramas são utilizados desde o ano de 1921, quando Frank Gilbreth, um engenheiro mecânico, mostrou a sua ideia pela primeira vez em sua apresentação com o nome de “Desenho de processo, primeiros passos para achar o melhor caminho”.
Em síntese, Frank dedicou toda a sua vida para pesquisar formas de aumentar, de maneira significativa, a produtividade da indústria. E, ele conseguiu, desenvolvendo uma ideia muito interessante e que é usada até os dias de hoje, 101 anos depois de sua criação.
Conceito de fluxograma de processo
Um fluxograma de processo é um agrupamento de símbolos gráficos ligados de modo lógico, criando uma sequência de passos que mostram a execução de um trabalho.
Por conta do seu aspecto visual, o fluxograma de processo melhora a compreensão dos processos, demonstrando de modo simples como o trabalho funciona em uma empresa.
A partir da hora em que o processo ganha mais visibilidade, é mais fácil ver lacunas, erros e gargalos, indicar otimizações, documentar e comunicar melhor o processo.
Como se trata de um instrumento bem fácil de ser aplicado, o fluxograma de processo normalmente é usado, segundo o CBOK, para dar agilidade à captura de um fluxo de processo e iniciar um projeto de modelagem de processos com poucos elementos.
A utilização de um fluxograma é ainda mais útil para apresentar a primeira versão do processo, criada durante o mapeamento de processos, AS-IS, e a versão variada do processo, criada na fase de modificação de processos, a TO-BE.
Se a empresa quer entender mais profundamente como essas duas fases funcionam e se ligam, deve compreender como funcionam os mapeamentos AS-IS e TO-BE.
Para poder aplicar o fluxograma de processo na prática é necessário antes entender os símbolos que são parte dessa notação.
A importância do fluxo de processos
O foco do fluxograma é simplificar o entendimento do processo a partir do desenho de cada uma de suas fases. O uso dessa ferramenta oferece uma gama de benefícios para as empresas, são elas:
Gerar a padronização do processo
Quando o processo está bem documentado todos podem ver o que deve ser feito, assim, é possível que a forma de realizar se torne um padrão entre os funcionários.
Além disso, sempre que tiver dúvida é possível ver o fluxograma, garantindo que esse dado nunca se perca e que o trabalho seja feito da maneira correta.
Produz oportunidades constantes de melhorias
O fluxograma possibilita que o processo seja continuamente revisitado, permitindo, dessa forma, a análise mais crítica, a identificação de erros e as oportunidades de melhoria. Assim, é possível deixá-lo sempre atualizado e melhorado para a realidade do negócio.
Ajuda a entender a influência das atividades
Os fluxogramas de processos são feitos para facilitar o entendimento e a padronização de alguns procedimentos, gerando avaliações críticas, mas que também podem auxiliar a deixar claro para o funcionário a razão pela qual as atividades são feitas daquele jeito.
Eles são criados a partir de uma lógica e, se ela for bem seguida, o objetivo final do processo vai ser alcançado. Isso ajuda para que o funcionário compreenda a importância do seu desempenho em toda a organização.
Quando é bom usar o Fluxograma
Se uma empresa vende perfil para drywall teto está buscando mais eficiência e precisa deixar claro para os times as atividades que precisam ser feitas, ela vai usar um fluxograma de processos.
Isso porque esse elemento deixa claro quais são as atividades a serem feitas e quem são as pessoas envolvidas nela. Logo, é uma peça-chave para que todos saibam a sequência a ser seguida.
Agora, o empresário pode estar se perguntando como que ele pode se beneficiar ao ter um fluxograma de processos na empresa.
Fazer o desenho do processo através de um fluxograma de processo pode ser ligado a vários benefícios. Essa prática deve ser usada para:
- Entender os fluxos de atividades do processo;
- Achar onde o processo inicia e onde ele acaba;
- Checar quais os fornecedores e clientes de um certo processo;
- Conectar as áreas estão no processo;
- Procurar os erros que existem no processo;
- Achar problemas em potencial;
- Indicar melhorias.
A criação de um fluxograma de processos é essencial tanto para o desenvolvimento da equipe, que estará alinhada e realizará todos os processos da mesma forma, quanto para a empresa, que terá uma maior otimização de tempo e recursos por conta da padronização.
Como criar um fluxograma de processos
Agora que já se entende o que é e porque é essencial fazer um fluxograma, chegou a hora de colocar essas ações em prática. Alguns passos para criar um um fluxograma de processo são:
Escolher a ferramenta
Para iniciar, é necessário decidir onde fará o desenho do processo. Existem alguns sites que oferecem de forma gratuita ferramentas para fazer os desenhos. Ou é possível usar ferramentas de textos que, na maioria das vezes, vêm instaladas no computador.
Fazer uma lista das atividades do processo
Agora que a empresa já escolheu qual ferramenta vai usar é hora de pôr a mão na massa. O foco desta etapa é saber qual o passo a passo do processo, isso quer dizer mapeá-lo.
Uma fachada em alto relevo, para ser construída, precisa de um passo a passo. Por isso, é preciso uma lista de quais ações serão tomadas.
Construir o Fluxograma
Agora chegou o momento de criar o desenho do fluxo do processo. Lembre-se que fluxos de processos são formas de comunicação. Fica bem mais simples interpretar um desenho do que ler centenas de páginas de um procedimento.
Com base na lista de atividades, apresentadas no passo anterior, é preciso começar o desenho do fluxo escolhendo o ícone ligado a cada atividade. Se for uma aprovação, use o losango. Se for uma ação, faça uso do retângulo. E deve-se continuar nesse ritmo.
Criar a ligação certa entre as atividades
É essencial que a empresa de disk entulho mostre para o time qual é a sequência do fluxo, qual o lado e qual o caminho que deve ser percorrido. Este caminho é mostrado pelas flechas que fazem a ligação entre os símbolos ou ícones.
Todas as etapas do fluxograma
As fases do fluxograma de processo são inscritas em símbolos e cada um deles tem um significado que vai influir na leitura do processo. E, esses símbolos podem ser relacionados a diferentes etapas como:
- O início ou fim;
- O processo;
- A decisão;
- O fluxo;
- Os processos pré-definidos;
- A operação manual;
- Os documentos;
- A espera;
- O conector.
Errar no momento de fazer as ligações é algo muito comum. E para evitar de cometê-lo, siga o fluxo, realize uma boa leitura dele e veja se ele chega de forma clara até o final sem mostrar nenhum tipo de falha.
É como se fosse um porteiro 12×36 noturno, deve guiar as pessoas até o final, ou seja, o destino delas, sem que aconteça nenhum problema no caminho.
Considerações finais
Os fluxogramas de processo são ferramentas muito interessantes que ajudam a empresa a garantir a qualidade das atividades, por meio de esquemas que explicam o passo-a-passo de todos os procedimentos.
Quando a empresa atua no mercado digital vendendo produtos ou serviços pela internet, os fluxogramas tem grande importância pois ajuda, por exemplo, um Gestor de Tráfego Pago em Campinas a desenvolver um trabalho de qualidade que gera bons retornos de investimento para as empresas.
Quando uma empresa de forro de drywall com moldura construir o seu, deve lembrar de estruturá-lo de forma correta de acordo com os significados de cada símbolo para evitar o surgimento de problemas de interpretação entre os times.
Esse texto foi originalmente desenvolvido em parceria com a equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
